In Power BI bestaat het concept van een dashboard, waarop informatie uit 1 of meer rapporten (en dus ook 1 of meer databronnen / datasets) bij elkaar komt. Dataset, rapport en dashboard zijn de bouwstenen van Power BI.
De bouwstenen kunnen worden gedeeld met anderen om samenwerking en informatiedeling mogelijk te maken. Dit delen kan met collega’s binnen uw organisatie of anderen buiten uw organisatie.
Er zijn verschillende manieren waarmee u informatie, de bouwstenen, kunt delen. Afhankelijk van de keuze die u maakt, krijgen degenen met wie u deelt heel veel of zeer weinig vrijheden tot aanpassen.
Verschillende opties
Publicatie van een dashboard of rapport naar het web
De actie wordt gestart vanuit het dashboard of rapport, en gebeurt door een menu-optie te kiezen (File > Publish to web).
Wat er gebeurt, is dat er zogenaamde “embedded code” wordt gemaakt die u kunt gebruiken binnen een webpagina of blog.
De gegevens in het rapport of dashboard verversen als de data wordt ververst. Het kan soms enige tijd duren voordat de wijzigingen in de webpagina of blog te zien zijn.
Hier is een voorbeeld zichtbaar van een gepubliceerd rapport, in dit geval het CV van Maarten Pauw.
TIP 1: Druk op het pijltje rechts onder het rapport. Dan krijgt u een volledige schermweergave te zien.
TIP 2: Druk op een paginanummer in het midden onderin het rapport. Dan krijgt u een lijst met onderwerpen voor snelle navigatie.
Consequentie van deze manier van informatie delen is dat de informatie publiek toegankelijk is voor iedereen die de webpagina of blog kan bezoeken. Wees bij deze manier van informatie delen dus zeer bewust van de situatie waarin (privacy) gevoelige data wordt gedeeld.
Publicatie van een dashboard naar het web is eigenlijk de meest basale en meest beperkte vorm van delen van informatie. In feite krijgen de collega’s en anderen een alleen-lezen kopie.
Wat is wel en niet mogelijk?
- Kijken en interactief werken
- Wijzigingen in het origineel aanbrengen
- Kopie maken voor jezelf
- Delen met anderen door degene aan wie gedeeld wordt
Dashboard delen
De actie wordt gestart vanuit het dashboard door op de drie puntjes te klikken… en voor de optie Share / Delen te kiezen.
Vervolgens maakt u invitaties aan voor de personen met wie u wilt delen door hun e-mailadres in te vullen. Het delen van een dashboard kan overigens in dezelfde schermen ook weer ongedaan gemaakt worden.
Het delen van een dashboard lijkt daarmee op het delen van een kalender via Outlook of het delen van bestanden in Onedrive.
Wat is wel en niet mogelijk?
- Kijken en interactief werken
- Wijzigingen in het origineel aanbrengen
- Kopie maken voor jezelf
- Delen met anderen (collega’s binnen uw organisatie), delen met anderen (collega’s buiten uw organisatie), door degene aan wie gedeeld wordt
Delen door publicatie van een content pack
Een content pack is eigenlijk een bundel met inhoud maken en die verspreiden. De inhoud zijn alle drie bouwstenen van Power BI: dataset, rapport en dashboard.
Content packs worden gedeeld door ze te delen met leden van Office 365 groepen. Het delen op deze manier werkt dus alleen voor personen binnen uw eigen organisatie. De lange naam van een content pack vermeld dit immers al: Organizational Content Pack Library.
Deze manier van delen is alleen mogelijk voor mensen met een Power BI Pro licentie.
Degene met wie het content pack wordt gedeeld, kan deze ophalen. Deze persoon is in staat om wijzigingen aan te brengen. In dat geval wordt er een kopie gemaakt, met behoud van het origineel.
Indien er een nieuwe versie van het content pack wordt gemaakt (met bijvoorbeeld nieuwe analytics), dan krijgt ieder lid daarvan een melding.
Voor mensen die een eigen kopie hebben zien de nieuwe versie vanuit het content pack, maar ook nog steeds hun eigen aangepaste kopie.
Indien een content pack wordt verwijderd, dan worden de bouwstenen voor iedereen verwijderd die dit content pack hebben opgehaald. Dat geldt ook voor personen die een aangepaste versie hebben. De belangrijkste bouwsteen, de dataset, is weg en je mag dus niet langer kijken naar de gegevens.
Wat is wel en niet mogelijk?
- Kijken en interactief werken
- Wijzigingen in het origineel aanbrengen
- Kopie maken voor jezelf
- Delen met anderen, door degene aan wie gedeeld wordt
Een groep maken en daarbinnen de bouwstenen plaatsen
Binnen Power BI is het mogelijk om groepen te maken. Een groep is tevens een groep binnen Office 365, met alle mogelijkheden tot interactie van een Office 365 groep (events maken, e-mail notificaties). Een groep kan worden aangemaakt binnen de zogenaamde workspaces van Power BI. Daarin kun je een “group workspace” aanmaken en bouwstenen in plaatsen.
Meestal worden de bouwstenen geplaatst door het importeren van een .pbix bestand gemaakt met Power BI desktop.
Binnen de groep zijn twee soorten te onderscheiden: Beheerders (admin) of gebruikers (users). Beheerders krijgen de meest uitgebreide rechten. Ze zijn beheerder en auteur, dus mogen lezen en schrijven.
Users krijgen voor de gehele groep de rechten auteur (lezen / schrijven) of lezer (alleen lezen).
Hoe het zit met het doorvoeren van wijzigingen in uw organisatiestructuur, en dus uw organisatie directory (AD) richting de Power BI groepen is voor ons op dit moment nog niet duidelijk.
Opmerking: Wat ons betreft zit er in het uitdelen van de rechten (admin of user, en als groep users alleen lezen of lezen/schrijven) een tekortkoming. Je kunt niet fijnmazig rechten toekennen aan beheerders, auteurs en lezers.
Een “workaround” hiervoor is:
- Maak een groep voor mensen die rapporten en dashboards mogen wijzigen en
- Deel vervolgens alleen het dashboard met mensen die een alleen-lezen kopie mogen hebben.
Wat is wel en niet mogelijk?
- Kijken en interactief werken
- Wijzigingen in het origineel aanbrengen
- Kopie maken voor jezelf
- Delen met anderen, door degene aan wie gedeeld wordt