Power BI Apps

In een eerdere blog hebben we reeds toegelicht dat er verschillende manieren zijn waarop ‘content’ in Power BI gedeeld kan worden tussen medewerkers in uw organisatie.

De ontwikkelingen rondom Power BI staan niet stil, en dat heeft geresulteerd in het toevoegen van “Apps”, een manier om ‘content’ te delen. Deze manier wordt op termijn de vervanger van de eerder beschreven Content Packs.

Stappenplan

Om te komen tot een Power BI App is het nodig om een stappenplan uit te voeren. In het kort is dit stappenplan:

  1. Maak een App workspace
  2. Voeg content toe
  3. Publiceer de App
  4. Installeer de App

Maak een App Workspace

Het maken van een App Workspace is vrij eenvoudig. Je kiest bij de workspaces voor de knop <Create app workspace>.

Daarna kun je de workspace een naam geven, instellen wie toegang mag krijgen (voorkeur voor ‘Private’), of de leden van de workspace lees- of schrijfrechten krijgen (hybride vorm is helaas niet mogelijk).

Tot slot voeg je de leden toe door hun e-mailadressen in te typen. Groepen maken en deze toevoegen kan (nog) niet.

Per lid kun je aangeven of deze beheerder wordt of een business user.

Met dit actieplan maak je eigen een workspace aan die lijkt op de ‘group workspaces’ die eerder beschreven zijn hoe content in Power BI te delen.

Nadat je de App workspace hebt aangemaakt, wordt deze toegevoegd aan de lijst van workspace die je allemaal mag zien of beheren. Omdat degene die de workspace heeft aangemaakt automatisch beheerder is, kun je direct ook beheer uitvoeren door nieuwe leden toe te voegen, hun rechten te wijzigen of bestaande leden hun toegang te ontnemen door ze uit de workspace te verwijderen.

Voeg content toe

Een App workspace is leeg in het begin. Het is dan ook de bedoeling om nieuwe content toe te voegen. En met content bedoelen we dan dashboards, rapporten en datasets.

Het toevoegen van content werkt hetzelfde als dat je dit doet in je privé workspace. Met dit verschil, dat andere leden van de workspace ook de inhoud kunnen zien en – afhankelijk van hun rechten – ook de inhoud mogen wijzigen.

Je bepaalt zelf de content en het moment waarop je klaar bent, volgt de stap om de app te publiceren en beschikbaar te stellen.

Publiceer de App

Bij het publiceren van de app is het de bedoeling om alle content die in de app is ondergebracht zichtbaar te maken voor gebruik door anderen, de business users.

Het publiceren gebeurt door een actieknop “Publish app”.

Je kunt daarna nog wat instellingen opgeven, zoals:

  • Een omschrijving om de inhoud toe te lichten;
  • Een plaatje/logo toevoegen om in een snelle blik te zien welke app waarvoor dient;
  • Een openingspagina instellen, ofwel een ‘landing page’. Dit kan een dashboard of rapport zijn. Indien je dit niet opgeeft, dan krijgt de business user een lijst te zien van de app inhoud.
  • Vervolgens kun je een lijst opgeven van personen of groepen personen, op basis van een e-mailadres. Dit lijkt dubbelop, omdat je eerder ook al hebt opgegeven wie toegang heeft tot de app workspace. Maar hiermee geef je aan welke personen de app mogen bekijken, zonder dat deze personen direct toegang krijgen tot een workspace. Het voornaamste verschil is dat je met een app de mogelijkheid krijgt om ook wijzigingen aan te brengen die privé zijn, terwijl alle wijzingen in een app workspace direct voor iedereen zichtbaar worden.

Na publicatie wordt een URL zichtbaar, die gebruikt kan worden om business users te informeren dat er nieuwe content beschikbaar is via een app.

Installeer de App

Gebruikers kunnen de app installeren op verschilllende manieren:

  1. De app inlezen met behulp van een URL. Wanneer iemand naar het webadres toegaat, dan wordt hem/haar gevraagd om de app te installeren. De app wordt dan toegevoegd aan hun Power BI site.
  2. Iemand kan klikken op Get Apps bij de Apps, en dan volgt een keuzelijst van de Microsoft AppSource.

Wijzigingen doorvoeren in de App

Zoals met vrijwel elke analytics content, komt er een moment dat het nodig is om de content te wijzigen. Dit gebeurt ook vanuit de workspace voor de app. De wijzigingen kunnen aangebracht worden zonder dat dit consequenties heeft voor de apps die reeds gepubliceerd zijn. Pas op het moment dat er opnieuw op de ‘Publish app’  actieknop wordt gedrukt, worden de wijzigingen doorgevoerd.

Daarna is een extra stap nodig om de mensen die reeds gebruik maken van een eerdere versie van de app, en dat is de ‘update app’ actie. Pas vanaf dat moment wordt de nieuwe inhoud van de app zichtbaar voor degenen die deze app hebben geïnstalleerd.

Door deze werkwijze zorg je ervoor dat je nooit half doorgevoerde wijzigingen zichtbaar maakt.

Maak de publicatie van de App ongedaan

Het kan op een bepaald moment zover komen dat een App niet langer in gebruik is. Op dat moment is het mogelijk om een ‘Unpublish’ van de app uit te voeren. Met deze actie wordt de app verwijderd van de Microsoft AppSource en is ontoegankelijk geworden voor business users.