Uitleg GL Accounts en verdichtingen

Inleiding

Binnen de BI Applications module Financial Analytics bestaat er een mechanisme om in het grootboek op een flexibele wijze de grootboekrekeningen te verdichten, om daarmee een balans of resultatenrekening op te stellen die aansluit bij de organisatie die BI Applications gebruikt. De stappen om de grootboekrekeningen te verdichten valt onder de noemer “configuratie van BI Applications”. Deze stap valt onder het configureren van “common dimensions”. Een bepaald gedeelte is bron onafhankelijk, en een ander gedeelte is bronafhankelijk.

Alle zaken uit dit document die meer details geven, hebben betrekking op de begrippen ‘GL Account’, ‘GL Group Account’ en ‘Financial Statement Item’.

Deze uitleg is gebaseerd op BI Applications versie 7.9.6. Op het moment van schrijven van dit document is nog niet bekend hoe dit onderwerp is uitgewerkt in BI Applications 11.1.1.7 (en hoger).

Functionele beschrijving

Balans

Een balans is een overzicht van de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van een entiteit zoals een onderneming, instelling of persoon, op een bepaald moment.

Anders gezegd: op een balans staat wat je hebt (activa, de linkerzijde van de balans), in de vorm van geld, goederen, enz., en hoe die gefinancierd zijn (passiva, de rechterzijde van de balans): met eigen vermogen of met vreemd vermogen (leningen). Dus een balans is een momentopname van bezittingen en van de manier waarop deze zijn betaald.

Activa

Aan de activa-kant van de balans (debet) staat waarin het vermogen is vastgelegd; posten zijn:

  • Vaste activa
    • immateriële vaste activa waaronder: Goodwill
    • materiële vaste activa waaronder: Grond, Gebouw(en) en Machines
    • financiële vaste activa waaronder: Deelnemingen
  • Vlottende activa
    • Handelsvoorraad
    • Debiteuren
  • Liquide middelen (Geld in kas, op bank- en girorekeningen.)

Passiva

Aan de passiva-kant van de balans (credit) staat waar het vermogen vandaan komt. Hoe de onderneming gefinancierd is. Voorbeelden:

  • Eigen vermogen
  • Voorzieningen
  • Vreemd vermogen
    • Hypotheek (lang)
    • Crediteuren (kort)

Resultatenrekening

Een winst-en-verliesrekening, resultatenrekening of exploitatierekening is, naast de balans en het eventuele kasstroomoverzicht, een onderdeel van een jaarrekening (en daarmee onderdeel van een jaarverslag).

De resultatenrekening bestaat uit een set grootboekrekeningen waarop de veranderingen van het eigen vermogen bijgehouden worden. Toenames van het eigen vermogen heten opbrengsten. Afnames van het eigen vermogen heten kosten. Het verschil, de opbrengsten minus de kosten, heet het resultaat of de winst. Dit is dus de toename van het eigen vermogen in de bekeken periode (meestal het boekjaar).

Wat heb ik aan de bovenstaande uitleg?

Na deze wellicht wat kinderlijke uitleg van wat een balans en resultatenrekening zijn, is het wel goed om te begrijpen dat de indelingen die zijn gemaakt bij beide van belang zijn voor het onderwerp van deze ‘paper’. Het gaat erom dat grootboekrekeningen volgens een bepaalde boekhoudstandaard  worden ingedeeld.

Juist omdat er verschillende boekhoudstandaarden zijn, ontstaan er verschillen in de verdichtingen, en daarom is de activiteit van verdichten een configuratiestap in BI Applications. Een deel van deze configuratiewerkzaamheden zijn brononafhankelijk, zoals het groeperen van de meetwaarden in OBIEE. Een ander deel is bronafhankelijk, zoals de wijze van vullen van configuratiebestanden. Voor EBS werkt men bijvoorbeeld met een “Chart of Accounts”, terwijl dit bij PeopleSoft een “Business Unit” is. Het idee achter de configuratie voor verdichtingen is echter identiek.

Voor de verdichten van de grootboekrekeningen zijn er in totaal 4 groepen van gegevens:

  • Een ‘Account Category’. Dit is een verwijzing naar een balans (BS voor Balance Sheet) of resultatenrekening (PL voor Profit and Loss Statement).
  • Een ‘Financial Statement Item’. Dit is de eerste groepering op een balans of RR, zoals Vaste  Activa, Eigen Vermogen, Vreemd Vermogen.
  • Een ‘Group Account’. Dit is de tweede groepering op een balans of RR, zoals Hypotheek en Crediteuren die vallen onder Vreemd Vermogen.
  • De grootboekrekeningen zelf. Deze zie je meestal niet meer terug op een overzicht van een balans of RR.

Deze vier groepen zijn feitelijk een weergave van een hiërarchie, die je gedeeltelijk terugziet in OBIEE.

Tot slot is het van belang om te weten hoe deze opbouw in BI Applications zit, omdat er in OBIEE veelvuldig gebruik van gemaakt wordt door allerlei meetwaarden te berekenen. Uit onderstaande figuur is hopelijk op te maken dat de items die worden getoond in een rapport een berekening zijn op basis van de bovengenoemde 4 groepen.

De berekening is:

sum(case  when Dim_W_GL_GROUP_ACCOUNT_D.GROUP_ACCOUNT_NUM = ‘REVENUE’ then case  when Fact_Agg_W_GL_OTHER_GRPACCT_FSCLYR_A.OTHER_GLOBAL1_AMT is null then 0 else Fact_Agg_W_GL_OTHER_GRPACCT_FSCLYR_A.OTHER_GLOBAL1_AMT end  else 0 end )

Dit betekent dat elke klant moet nadenken of dit de manier is waarop men een balans en RR wil weergeven, ondanks dat gebruik gemaakt wordt van een BI applicatie. Deze manier van opzet betekent namelijk dat er dubbel werk ontstaat bij wijzigingen in het rekeningschema van het grootboek. Behalve dat er een andere indeling gemaakt moet worden in de bron, moet u ook dezelfde veranderingen doorvoeren in BI Applications. Waarom? Dat wordt toegelicht in de volgende paragraaf ‘Configuratie’.

Configuratie in BI Applications

Tijdens de configuratiestappen die betrekking hebben op dit onderdeel, is het doel drieledig:

  1. U moet de GL accounts toewijzen aan de group accounts
  2. U moet de group accounts toekennen aan de financial statement items
  3. U moet de group accounts benoemen (omschrijvingen correct invullen)

Voor deze drie stappen zijn er drie bestanden:

  • file_group_acct_codes_<bronsysteem>.csv. Een bestand dat als bron wordt gebruikt tijdens het inlezen van de GL account gegevens. Afhankelijk van het bronsysteem (EBS, PeopleSoft, JD Edwards) kunt u in dit bestand reeksen van GL accounts toewijzen aan group accounts. Bijvoorbeeld: grootboekrekeningen 1110 – 1130 vallen onder liquide middelen. Dit bestand hoort bij stap 1.
  • file_group_acct_names.csv. Een bestand dat ook als bron wordt gebruikt tijdens het inlezen van de GL account gegevens. Dit bestand is brononafhankelijk. Hiermee kunt u de group accounts toewijzen aan de financial statement items. Dit bestand hoort bij stap 3.
  • file_grpact_fstmt.csv. Een bestand dat ook als bron wordt gebruikt tijdens het inlezen van de GL account gegevens. Dit bestand is brononafhankelijk. Hiermee kunt u de codes en namen van group accounts beheren. Dit bestand hoort bij stap 2.

Onderstaande figuur uit de configuratiehandleiding geeft de samenhang tussen deze drie bestanden weer:

De codes van de Financial Statement Items kunt u niet zomaar zelf bepalen. Deze zijn vastgesteld, en de toegestane waarden zijn beschreven in de ‘Data Model Reference Guide’ (voor 7.9.6.4 onder het kopje “3.10 W_GL_ACCOUNT_D Domain Values”).

Uiteindelijk bepalen de waarden van de Financial Statement Items in welke feittabel alle journaalposten (GL Journals) terechtkomen:

Code

AP

AR

COGS

OTHERS

REVENUE

TAX

Doeltabel

W_AP_XACT_F

W_AR_XACT_F

W_GL_COGS_F

W_GL_OTHER_F

W_REVN_F

W_TAX_XACT_F (niet van toepassing voor EBS)

Eindresultaat in OBIEE

Alle berekende items die zijn gebaseerd op group accounts, financial statement items en account categories ziet u terug in de balans en resultatenrekening in OBIEE.

Deze rapporten zijn dus vrij statisch, in die zin dat elk nieuw group account een wijziging betekent in het rapport. Daarom vindt er bij vrijwel elke klant een discussie plaats of dit de manier is om een balans en resultatenrekening op te bouwen.

Vaak bestaat de behoefte om de verdichtingen die ook al in de bron beschikbaar zijn, over te nemen. Alleen moeten daarbij wel de volgende zaken in de gaten gehouden worden:

  • Niet iedereen heeft slechts één administratie die universeel ingedeeld is voor verschillende onderdelen van de organisatie. De integratie die nu plaatsvindt binnen BI Applications door de configuratiebestanden zal dan op een andere plaats (in de bron) moeten worden opgenomen. M.a.w.: Master Data Management verschuift van de BI applicatie (analytical MDM) naar de bron (operational MDM). Dit heeft gevolgen voor beheer !
  • Er wordt een applicatie gebruikt. Elke verandering betekent dan ook aanpassingen in de toekomst bij installatie van nieuwe versies.
Reacties zijn gesloten.