Inleiding
Bij het uitvoeren van BI Applications implementatietrajecten hebben we een ruime (internationale) ervaring opgedaan met het implementeren van applicatieve Business Intelligence. Het gaat dan om de implementatie van 1 of meer analytische modules, zoals Financials, Procurement & Spend, Human Resources, etc. die als product worden aangeboden.
Wanneer een organisatie de keuze maakt om business intelligence met behulp van een applicatie te ondersteunen in plaats van zelf te gaan ontwikkelen, dan zien we dat de werkwijze van zelf ontwikkelen wordt gevolgd. Onze ervaring leert dat deze aanpak niet werkt voor de implementatie van applicatieve Business Intelligence.
De doelstelling van dit artikel is om een inzicht te geven in de succesvolle aanpak die wij hanteren voor de implementatie van applicatieve Business Intelligence.
Klein beginnen, en daarna uitbouwen
De afgelopen jaren is er voor het ontwikkelen van IT systemen steeds meer gekozen voor iteratieve ontwikkeling, denk daarbij aan SCRUM of Agile methoden. Deze vorm van ontwikkeling is voor Business Intelligence al jaren gemeengoed, omdat gebleken is dat een “big bang” aanpak niet werkt. De projecten werden vervolgens aangepakt met behulp van een iteratieve of incrementele ontwikkelmethode.
Dat betekent in de praktijk dat u aan het begin van een BI initiatief de grote lijnen uitzet en doelstellingen bepaald. Dit noemen we vaak de pizza, het grote plaatje.
Vervolgens neemt u een plak uit de pizza (een increment) om dit verder in detail uit te werken en in beheer te nemen. Daarna volgt de volgende plak, op basis van gestelde prioriteiten, net zolang totdat alle plakken van de pizza op zijn.
Voor de implementatie van een applicatieve BI oplossing (hierna BI applicatie) geldt een soortgelijke aanpak. Een plak uit de pizza is in feite de implementatie van 1 of meer analytische modules uit een BI applicatie. U hebt gekozen voor “buy” in plaats van “make”, maar feitelijk bent u bezig met de invulling van 1 stuk uit de pizza
We draaien de wereld om
In zoverre verschilt de aanpak voor een BI oplossing als applicatie niet van maatwerk. Echter, bij de uitvoering van een project voor de implementatie van een BI applicatie komen essentiële verschillen aan het licht.
De projectaanpak voor een BI applicatie versus zelf ontwikkelen is net zo verschillend als het kopen van een bestaand huis versus een huis (laten) bouwen.
Wanneer u ervoor kiest om een huis te laten bouwen, dan begint dit altijd met het schetsen van ideeën, het opschrijven hoeveel kamers u wilt, welke indeling, etc. Uiteindelijk resulteert dit in een bouwtekening, en de feitelijke bouw van het huis.
En nadat het huis is gebouwd en u er intrekt, dan zult u vaak merken dat niet alles zo praktisch is als het destijds op papier is gezet.
Bij zelf een BI oplossing realiseren is dat niet anders. Heel vaak wordt achteraf gezegd dat “als we dit vooruit hadden geweten, dan hadden we het anders gedaan”.
Installatie en configuratie
Wanneer u een BI applicatie implementeert, dan bespaart u in eerste instantie de tijd en moeite om alle informatiebehoeften op papier te zetten, en deze te realiseren in een BI oplossing. Net als bij een huis kopen, kunt u direct in het huis gaan wonen, en bepaalde zaken die u niet aanstaan, verbouwen.
U start dus met een installatie en configuratie, zodat de BI applicatie is afgestemd op uw organisatie en uw data.
Voorbereiden beheerorganisatie en uitvoeren fit-gap analyse
Tijdens de installatie en configuratie van de BI applicatie start u al met het voorbereiden van de beheerorganisatie om de BI applicatie goed te laten werken (= educatie).
Tevens start u al tijdens het implementatie traject met het bekijken welke informatiebehoeften niet (voldoende) zijn afgedekt door de geboden functionaliteit. Dit bekijkt u tijdens een test van de implementatie. U maakt van deze ontbrekende zaken een lijst met wensen, zodat na afloop van de implementatie gestart kan worden met het maken van uitbreidingen en/of aanpassingen. Dit is dus hetzelfde als het geven van een opdracht voor het verbouwen van een badkamer of keuken in een gekocht huis.
Maak aanpassingen
Na een fit-gap analyse bent u in staat om de benodigde wijzigingen te identificeren. In feite wordt dit gedeelte een klein maatwerktraject, qua aanpak: Ontwerp, Bouw, Test en in beheer name.
Voor de BI applicatie zal 100% out-of-the-box niet voldoende zijn, omdat er op operationeel en tactisch niveau enkele verschillen zijn in de informatiebehoeften per marktsegment, en de BI applicatie juist generiek is voor strategisch en(zoveel als mogelijk op) tactisch niveau.
Aanpassingen zijn er in verschillende gradaties. De meeste zullen vallen onder de noemer rapportwijziging, om ervoor te zorgen dat de beschikbare data op het juiste detailniveau wordt getoond. De wijzigingen voor rapporten zijn het snelste en eenvoudigst door te voeren.
De tweede groep heeft te maken met uitbreidingen van de dataset. Dit soort wijzigingen zijn het meest omvangrijk, en zult u eigenlijk alleen maar willen toevoegen als het een must is.
Bij het doorvoeren van de wijzigingen moet u er wel voor waken dat:
De wijzigingen passen in de opzet van de BI applicatie. U dient dus dezelfde toolset te gebruiken vanwege eenduidigheid in ontwikkeling en beheer.
De wijzigingen eenvoudig te onderscheiden zijn van de out of the box componenten. Indien er een nieuwe versie komt, dan zult u willen dat uw maatwerk in de nieuwe versie ook wordt opgenomen.
Samenvatting
Op het eerste gezicht lijkt een maatwerk BI applicatie niet veel anders te zijn dan een gekochte BI applicatie. Wanneer u echter ervaring heeft opgedaan met de implementatie van een BI applicatie, dan zult u merken dat niet de informatiebehoeften, maar de functionaliteit van de applicatie leidend is. In vrij korte tijd (eerder weken dan maanden) beschikt u over een werkende BI applicatie die u kunt gebruiken.
Verder kunt u deze applicatie beoordelen op ontbrekende functionaliteit, en deze met behulp van “customizations” doorvoeren.
Parallel hieraan bereidt u de organisatie voor op de komst van de BI applicatie.
Een BI applicatie implementeren is te vergelijken met het kopen van een huis, versus zelf een BI oplossing realiseren of een huis (laten) bouwen.