Vena voor planning en forecasting

Geplaatst in: EPM | 0

Inleiding

Organisaties die hun zaakjes op orde hebben bij het maken van budgetten (planning en forecasts) zien zichzelf beloond met:

  • Betrouwbaarder budgetten,
  • Tijdige forecasts of re-forecasts,
  • Betere informatieve rapporten,
  • En verbeterde besluitvorming.

In dit artikel gaan we in op hoe ook uw organisatie geholpen kan zijn met een striktere (meer gedisciplineerde) manier van planning en forecasting. U wordt daarbij geholpen door uw processen die gebaseerd zijn op spreadsheets aan te vullen met nieuwe technologie om deze processen beter te stroomlijnen. Deze nieuwe technologie is afkomstig van Vena Solutions.

Vena Solutions is een bedrijf afkomstig uit Canada, en een snelgroeiende speler in de markt van EPM. Vanuit haar oorsprong heeft het bedrijf zich toegelegd op het beheersbaarder maken van op spreadsheets gebaseerde planning en forecasting processen.

Daarbij leunt Vena Solutions op een cloud oplossing (SAAS), waardoor u vrijwel per direct kunt beschikken over de kracht van Vena.

Business uitdagingen

Voor veel organisaties is het jaarlijkse budgetproces een moeizaam traject. Het duurt maanden om het budget compleet te krijgen. En na deze periode is het nog steeds lastig voor veel lijnmanagers om de informatie te verkrijgen voor het nemen van beslissingen.

Belangrijke oorzaken hiervoor zijn gebrek aan tijdigheid van centraal cijfermateriaal en daardoor gedateerde cijfers. Het budget is daarmee een op zichzelf staand “document” in plaats van een stuurmiddel.

De belangrijkste oorzaken liggen voor een groot deel in de toegepaste technologie die toegepast worden binnen het budgetteringsproces: Spreadsheets en e-mail.

Spreadsheets zijn eenvoudig in gebruik, kunnen er vaak prachtig uitzien, maar spreadsheets zijn ook berucht om fouten en inconsistenties. Verder is het lastig om data uit spreadsheets te integreren/consolideren en te delen, laat staan dat er enige vorm van versiebeheer wordt toegepast. Voor je het weet ben in de zogenaamde “Excel hel” terecht gekomen.

Trek het gebruik van spreadsheets op een hoger plan

Organisaties zijn naarstig op zoek naar manieren om het gebruik van spreadsheets (vanaf nu noemen we alleen nog maar Excel) te minimaliseren, maar tevens zo min mogelijk in te boeten op de flexibiliteit en herkenbaarheid van Excel.

En dat is nu precies de plaats waarbij Vena om de hoek komt kijken. Vena maakt het gebruik van Excel sheets weer beheersbaar door de data in een database (kubus) op te slaan en weer daaruit te lezen, met de oude en vertrouwde manier in Excel om deze data te beheren of te bekijken.

Ja, werkelijk alle data die u met Excel beheert krijgt u weer beheersbaar door toepassing van Vena. Het gaat dus niet alleen om planning en forecasting, alhoewel dit voor ons nu wel het onderwerp van discussie is.

Met Vena kunt u:

  • Eenvoudige tot moeilijke business modellen maken waarmee u het planning en forecast proces ondersteunt.
  • Verschillende scenario’s aanmaken en met elkaar vergelijken (what-if vraagstukken).
  • Winstgevendheid bepalen per klant, product, verkoopkanaal.
  • Data weer beheersbaar maken en geschikt maken voor rapportage en ad-hoc analyses.
  • Versiebeheer toepassen op de data die gedurende de tijd wijzigt.

Doordat u de data niet langer opslaat in een Excel spreadsheet maar in een database, en toch nog steeds de vertrouwde user interface van Excel kunt gebruiken voor het invullen en wijzigen van uw planning en forecastcijfers, krijgt u vanzelf betere samenwerking tussen diverse personen en afdelingen. U hebt nog maar 1 template voor data invoer en databevraging nodig, die u centraal beheert. Daardoor neemt de kans op fouten in formules, links etc. drastisch af.

Gestroomlijnde workflows

Binnen Vena is het mogelijk om met behulp van een voorgedefinieerde workflow nauwkeurig te volgen in welke fase het planning en forecasting proces zich bevindt. Per persoon kunt u kijken of deze al begonnen met het invullen van de P&F cijfers, en na invulling kunt u een stap introduceren waarin een manager de cijfers accordeert.

Deze werkwijze is zeer hulpvaardig bij het uit handen nemen van werk van personen. Op het moment dat iemand actie moet ondernemen, krijgt hij/zij een melding.

Conclusie

Het automatiseren van uw planning en forecasting proces is een must om de snelheid te verhogen en daarmee korter “op de bal te zitten”.

Met behulp van Vena kunt u met een vertrouwde manier (Excel spreadsheets) uw planning en forecasting proces blijven ondersteunen, maar dan met de voordelen van een volwassen product dat gegevens toegankelijk maakt en houdt.