Inleiding
Sinds enige tijd zien we als een soort zijtak van business intelligence process mining opkomen. Process mining is een combinatie van “process management” en “data mining”.
Waar het in feite op neerkomt is dat processen inzichtelijk gemaakt worden door een mining tool.
De schermafdruk die we in dit artikel hebben gebruikt, zijn gemaakt met behulp van Celonis.
Uitgangspunten van process mining
Process mining gaat uit van het inzichtelijk maken van hoe een proces daadwerkelijk verloopt.
Typische voorbeelden hiervan zijn: procure to pay (p2p) of order to cash (o2c).
Voor de analyse gaat men uit van twee basisgegevens, soms uitgebreider. Deze twee gegevens zijn:
- Een case (purchase order, service request, etc.) met een aantal kenmerken (omvang, type)
- Een event, ofwel een handeling die wordt gedaan om een case van begin tot eindpunt te brengen. Bij elk event hoort een datum en een naam van een processtap.
Voorbeeld van P2P: Maak aanvraag, maak inkooporder, keur order goed, verstuur order, ontvang goederen, ontvang factuur, boek factuur in, betaal factuur.
In termen van een ERP systeem kijk je vaak naar de data uit de workflows die doorlopen worden.
Elke organisatie heeft een bepaald beeld van hoe een proces zou moeten lopen, maar in de praktijk blijkt dat dit toch vaak anders gaat. Mensen lopen zogenaamde “olifantenpaden” om bepaalde zaken sneller / efficiënter te laten verlopen in hun optiek.
Of dat daadwerkelijk zo is, moet blijken uit een analyse waarin de doorlooptijd van bepaalde gevallen (cases) wordt vergeleken met andere die het bedachte stappenplan volgen.
Daarvoor zijn process mining tools in het leven geroepen, om op basis van cases en data (datums) in events te laten zien hoe stappen in een proces verlopen op basis van de datums. Door deze producten wordt grif gebruik gemaakt van allerlei statistische functies om gemiddelden, mediaan, afwijkingen zichtbaar te maken. Op basis van de cases en de events kunnen deelselecties worden gemaakt om in te zoomen op bepaalde bottlenecks in een proces. Bijvoorbeeld de doorlooptijd van 1 stap die procentueel gezien veel tijd opsoupeert van het gehele traject.
Vrijwel geen enkel reporting product uit de BI wereld kan tegen process mining producten op. Zolang het gerelateerd is aan een proces dat met behulp van cases en events inzichtelijk gemaakt wordt.
Gevaren van process mining producten
Process mining tools zijn prachtige hulpmiddelen om te kijken hoe bepaalde zaken daadwerkelijk verlopen, om daarna te bepalen of dit beter of slechter is dan hetgeen we van tevoren hebben bedacht.
Leveranciers die aan de weg timmeren zijn Celonis met gelijknamig product, Fluxicon met Disco en ProcessGold.
Op verbluffend eenvoudige wijze maakt zo’n tool de data inzichtelijk en kun je een analyse uitvoeren. En daarin schuilt ook direct een gevaar. Namelijk, dat je dagen bezig kunt zijn zonder dat het iets oplevert. Het is dan eerder een speeltje in plaats van een hulpmiddel om iets inzichtelijk te maken.
Het belangrijkste – zoals zo vaak – is om van tevoren te bedenken wat je doelstellingen zijn, gericht te zoeken naar afwijkingen en dan bepalen of dit erg is.